Veranstaltungsagentur Querheads veröffentlicht ebenfalls ein Statement nach dem Break out-Lauf in Kassel

Liebe Teilnehmerinnen und liebe Teilnehmer,

liebe Sponsoren, Unterstützerinnen und Unterstützer,

wir haben nun vier Tage lang die Situation analysiert, Eure Fragen gesammelt und gemeinsam nach Antworten gesucht. Entstanden ist ein Antworten-Katalog, mit dem wir nach unserem aktuellen Kenntnisstand jetzt auf Eure Fragen und Eure Kritik eingehen möchten.

Vorab: Wir möchten uns für alle Missstände bei Euch entschuldigen! Die Veranstaltung sollte für alle TeilnehmerInnen Spaß und Herausforderung und nicht Anlass zu für Kritik und Verärgerung sein. Das war zu keinem Zeitpunkt so gewollt.

• Die Strecke

Die finale Strecke wurde erst kurz vor dem Lauf festgelegt. Es gab für alle im Vorfeld veröffentlichten Strecken eine Genehmigung der Stadt.

Letztlich stellte sich aber heraus, dass die Streckenführung durch die Aue nicht umsetzbar war, weil keine für beide Seiten akzeptable Vereinbarung mit der Parkverwaltung geschlossen werden konnte. Sehr hohen Festkosten standen dabei auch dem Risiko gegenüber, aus Witterungsgründen (also insbesondere bei starkem Regen) den Lauf trotzdem nicht durch die Aue führen zu können. Daher entschied sich die Geschäftsführung gegen die ursprünglich geplante Streckenführung.

Die geplante Ersatzstrecke belief sich auf 16,8 km. Durch die Umplanung der Strecke, Problemen in der Kommunikation und einer scheinbar nicht ausreichenden Beschilderung der Strecke war die Strecke für Euch letztlich – sehr zu unserem Bedauern – nur ca. 13 km lang.

Die Kommunikation zu allen Änderungen wurde von der Geschäftsführung falsch eingeschätzt. Wir bitten hierfür um Entschuldigung.

• Die Hindernisse

Hinweis: Hierzu werden wir euch in Kürze auch eine detaillierte Stellungnahme zukommen lassen.

• Die Inhaftierung

Leider war es aus baubehördlichen Gründen im Endeffekt nicht möglich, die Elwe auch innen zu nutzen. Dies wurde uns aber erst sehr knapp vor dem Event mitgeteilt, weshalb auch hier kurzfristig umgeplant werden musste. Diese kurzfristige Änderung führte u.a. zu den bekannten längeren Wartezeiten.

• Die Verpflegung

Wir möchten an dieser Stelle unserem Sponsor Calden Wasser danken und uns auch bei ihm herzlich entschuldigen. Es gab Wasser, Isotonische-Getränke und Obst, sowie sämtliches Material wie Sonnenschirme etc. welches für die Verpflegungsstationen nötig gewesen wäre. Die nicht verwendeten Getränke wurden an den Sponsor zurück gegeben und das übrige Obst an Helfer während des Abbaus verteilt. Die nicht ausreichende Verpflegung war keine Absicht. Im Trubel der Veranstaltung und der kurzfristigen Umplanungen wurde durch die Organisation am Veranstaltungstag schlicht zu spät daran gedacht.

Wir wissen, wie wichtig Verpflegung und besonders Flüssigkeit während eines Laufes sind und möchten uns auch hier sehr herzlich bei allen TeilnehmerInnen entschuldigen. Allen spontanen HelferInnen, die ihre persönlichen Getränke zur Verfügung gestellt haben, möchten wir danken.

• Die Medaille / Die Urkunde

Wir werden jedem „Finisher“ seine Medaille und seine Urkunde zukommen lassen, wenn derjenige das wünscht. Hierfür haben wir die Adresse medaille@breakoutandrunfree.com eingerichtet.  Bitte schickt und eine kurze Mail mit Starternummer, Name und Adresse.

• Das Shuttle-Service

Es war ein Shuttle-Service geplant und auch vor Ort. Leider waren die Busfahrer offenbar nicht ausreichend informiert. Dies führte zu langen Wartezeiten.

Bei dem spontanen Transport der Staffelläufer waren die Busfahrer offenbar ebenfalls nicht ausreichend informiert, wohin sie fahren sollten

Für alle daraus resultierenden Unannähmlichkeiten möchten wir uns hiermit herzlich entschuldigen!.

• Die Zeitmessung / Der Chip

Als erstes möchten wir uns an dieser Stelle bei Mika timing bedanken. Das Team vor Ort hat auf alle spontanen Änderungen rasch reagiert.

Zeitmessung:

Eine Zeitmessung nur im Start- und Zielbereich ist bei Hindernisläufen durchaus üblich. Wartezeiten vor Hindernissen können vorkommen, gerade bei einer Erst-Veranstaltung.

Die Zeitabnahme erfolgte korrekt, sofern man über alle Matten lief. Allerdings haben die Teilnehmer/innen auf Grund der scheinbar unzureichenden Markierung der Strecke und der spontanen Streckenänderungen unterschiedliche Distanzen zurück gelegt, weshalb man sich gegen eine Platzierung der TeilnehmerInnen entschied. Die Zeiten findet man hier: breakoutandrunfree.r.mikatiming.de/2014/

Chip:

Für die Zeitnahme benötigt jeder Teilnehmer einen ChampionChip. TeilnehmerInnen, die keinen eigenen ChampionChip besitzen, konnten über die Online Anmeldung einen Miet-ChampionChip für die Dauer der Veranstaltung buchen. Die Mietgebühr in Höhe von 6,00 EUR wurde direkt mit dem Startgeld im Rahmen der Anmeldung abgebucht. Ein Chippfand wurde nicht erhoben und nicht mit dem Startgeld abgebucht. Alle TeilnehmerInnen haben im Rahmen der Online Anmeldung im Falle einer Nichtrückgabe des Chips nach der Veranstaltung zugestimmt, dass der Miet-ChampionChip somit als gekauft gilt und Mika timing berechtigt ist, eine Gebühr in Höhe von 25,00 EUR (inkl. MwSt.) vom Bankkonto oder der Kreditkarte des Teilnehmers abzubuchen. Folgender Text war in der Online Anmeldung für jeden TeilnehmerIn ersichtlich:

„Die Zeitnahme erfolgt über einen Leihchip (ChampionChip) und wird von unserem Partnern Mika Timing durchgeführt.

Bitte wählen Sie hier, ob Sie einen ChampionChip mieten (6,00 Euro) oder kaufen (31,00 Euro) möchten. Egal ob Sie denn Chip mieten oder kaufen, 3,00 € werden an die RTL Aktion „Wir helfen Kindern“ weitergeleitet.

Entscheiden Sie sich für den Chipkauf, so wird Ihnen der Chip innerhalb von 14 Tagen an die angegebene Adresse zugeschickt.

Entscheiden Sie sich für die Chipmiete, erhalten Sie den Chip bei der Startunterlagenausgabe und können den Chip bis spätestens 2 Stunden nach der Veranstaltung unbeschädigt an der Chip-Rückgabe abgeben. Dann zahlen Sie nur die 6,00 Euro Chipmiete.

Alternativ können Sie den Chip einfach nach der Veranstaltung behalten. Dann haben Sie schon mit dieser Anmeldung und mit dem Abschluss der Miete einen Kaufvertrag abgeschlossen, und nach der Veranstaltung werden Ihnen 25,00 Euro von Ihrem angegebenen Konto abgebucht. Eine Zahlung von Pfandgeld am Veranstaltungstag wird es somit nicht geben.“

Wenn Ihr den Chip nicht zurück geben konntet aber auch nicht behalten wollt, schickt uns bitte Euren Namen und Eure Adresse bis 17. September an chip@breakoutandrunfree.com. Wir schicken Euch dann einen frankierten Rückumschlag, mit dem Ihr den Chip einfach und für Euch kostenlos zurück senden könnt. Falls Ihr Euren Chip nicht zurück geben wollt, stellt Euch Mika Timing für den Erwerb des Chips 25 EUR nachträglich in Rechnung.

• Die Konzertkarten

Die Erstattungen der Konzertkarten wurde inzwischen angewiesen. All jenen TeilnehmerInnen, die das Konzert dazu gebucht hatten, sollten die 5 EUR in Kürze auf ihrem Konto gutgeschrieben werden. Bei Rückfragen bitten wir Euch um eine kurze E-Mail an konzert@breakoutandrunfree.com.

Wichtig: Solltet Ihr Eure Karte nicht über Mika-Timing erworben haben, bitten wir Euch, uns eine kurze Nachricht an konzert@breakoutandrunfree.com mit Eurem Namen und Euren Kontodaten zu schicken. Dann werden wir Euch das Geld kurzfristig erstatten.

• Die Kleiderbeutel

Leider war hier für den Andrang offenbar zu wenig Personal vor Ort, so dass das anwesende Personal überfordert war. Die Mitarbeiter, welche die ganze Zeit vor Ort waren (sie trugen keine Team-Shirts) haben daher per Sichtkontrolle (Abgleich von Schild und Beutelnummer) die Situation unter Kontrolle gehalten. Während des Laufes waren die Beutel die gesamte Zeit über bewacht.

Wir sind sehr froh, dass auch der letzte Beutel gefunden werden konnte und möchten uns für diese Fehleinschätzung in der Organisation entschuldigen.

• Allgemein

Wir hoffen, wir konnten mit unseren Antworten für Aufklärung sorgen. Es tut uns leid, dass so viel Unzufriedenheit entstanden ist und möchten uns aus tiefsten Herzen entschuldigen!

Wir möchten dem Vorwurf einer finanziellen Bereicherung entschieden entgegentreten. Auch hier ist noch nicht alles durchgerechnet. Aber eins wird schon jetzt deutlich: Einen Gewinn und erst recht einen nenenswerten Gewinn dürfte es nicht gegeben haben. Genauere Informationen können wir aber jetzt noch nicht geben. Das wird noch ein paar Tage dauern. Es gibt hier inzwischen so viele Mutmaßungen und pauschale Verdächtigungen. Wir möchten lieber konkret und mit Fakten antworten. Das dauert aber noch etwas.

Aus diesem Grund können wir auch noch keine Aussage über eine mögliche Rückerstattung treffen.

Wir möchten uns aber auch bei all jenen bedanken, die uns in den letzten Tagen mit konstruktiver Kritik unterstützt haben und uns auch positives Feedback geschickt haben.

Natürlich möchten wir auch an all jene Menschen sagen, die uns während der gesamten Vorbereitung und des Events unterstützt haben und an alle Sponsoren die das Event unterstützt haben. Vielen Dank!

Wir bitten Euch weiterhin um eine konstruktive Diskussion!

Euer Break Out and Run Free – Team