Sommerfest planen: So wird das nächste Event zum Erfolg

Ein erfolgreiches Unternehmen benötigt starke Teams und eine funktionierende Mitarbeiterkultur. Vor allem in Zeiten der Digitalisierung können Zusammenhalt und Kommunikation leiden. Umso wichtiger sind daher Events für Angestellte, um deren Austausch und Zugehörigkeitsgefühl zu fördern. Während der warmen Monate bietet sich hierbei ein Sommerfest als Klassiker an.

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Beginnen Sie bereits Monate vor dem Event mit der Planung. Denn die Terminfindung und Organisation findet oft neben den ohnehin schon stressigen Aufgaben im Arbeitsalltag statt. Zudem ist es wichtig, dass der Termin frühestmöglich bekannt gegeben wird. So lässt sich sicherstellen, dass möglichst viele Mitarbeiter beim Fest mit von der Partie sein können. Zudem können die Kosten zum Teil geringer ausfallen, wenn Sie frühzeitig kaufen oder buchen. Denn spontane Notlösungen beim Catering oder bei der Wahl der stabilen Festzelte für die Firmenfeier kosten in der Regel meistens mehr Geld. Die Kosten sind übrigens auch aus steuerlicher Sicht von Interesse. Denn bis zu einer Grenze von 110 Euro pro Mitarbeiter können die Kosten von der Vorsteuer abgezogen werden. Übersteigen die Kosten diesen Betrag, ist ein Vorsteuerabzug nicht mehr möglich.

Clevere Terminplanung

Das Sommerfest sollte zwar im Sommer stattfinden. Vor allem die Monate Juli und August sind aber auch beliebte Urlaubszeiten für viele Mitarbeiter. Es wäre schade, wenn die halbe Belegschaft das Fest aufgrund einer schlechten Terminplanung versäumt. Viel eher bieten sich Juni oder September an. In diesen Zeiten ist es draußen oft schon beziehungsweise noch warm. Zudem wird ein Großteil der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt nicht auf Urlaub sein. Neben der Terminplanung muss natürlich auch die Location gewählt werden. Hierbei profitieren vor allem Unternehmen mit eigener Außenfläche. Wenn aber nur Büroräume angemietet wurden, kann die Location direkt in ein Restaurant mit Gastgarten verlegt werden. So müssen Sie sich nicht noch zusätzlich um einen Caterer und das Drumherum kümmern.

Den Ablauf festlegen

Beim Sommerfest sollte es nicht vordergründig um das Unternehmen selbst gehen. Im Fokus stehen die Mitarbeiter, die einfach eine schöne Zeit haben sollen. Um diese genießen zu können, sollte übrigens auch die Familie am Sommerfest erlaubt sein. So bleibt Raum für mehr Privates und weniger Berufliches. Dennoch kann eine kleine Rede der Geschäftsführung Sinn machen. Dabei sollte es aber weniger um neue Geschäftsmodelle und strategische Ziele gehen. Es ist sinnvoll, den Mitarbeitern in einer kurzen Ansprache zu danken sowie deren Fleiß und Mühen zu loben. Vorab muss natürlich auch geklärt werden, ob eine Live-Band auftreten soll oder einfach nur eine Playlist zusammengestellt wird, um die Hintergrundmusik festzulegen. Auch ein zeitlicher Rahmen sollte unbedingt vorgegeben werden. So wissen alle Gäste, wann die Betriebsfeier startet und wie lange sie andauern wird.